Zeit- und Selbstmanagement: Hilfreiche Tipps, um produktiver zu arbeiten

Gefühlt wird deine To-do-Liste täglich länger und die Zeit für alle Aufgaben reicht hinten und vorne nicht? Ein optimiertes Zeit- und Selbstmanagement hilft dir dabei, den Überblick zu behalten und effektiv alle To-dos zu erledigen. Wir zeigen dir, wie du mit einfachen Tricks produktiver arbeitest – und so deinen Zielen Schritt für Schritt näherkommst.

Behalte den Überblick

Klarheit – über anstehende To-dos, Zeitvorgaben und vor allem die Priorität von Aufgaben – ist der erste Schritt fürs effektive Arbeiten. Mit einem guten Überblick setzt du deinen Fokus. Schreibe alle deine Aufgaben, Termine und Deadlines auf, am besten nach Kategorien sortiert. Für ein zufriedenstellendes Zeit- und Selbstmanagement ist es wichtig, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden. Was dabei helfen kann, ist morgendliches Journaling. Überlege dafür, was deine und/oder die Ziele deines Unternehmens sind. Entsprechend kannst du die To-dos nach Relevanz ordnen und so entscheiden, was zuerst erledigt werden muss. Denn was bringt es, stetig Aufgaben abzuarbeiten, aber seinem (unternehmerischen) Ziel nicht näher zu kommen?

Lege Teilaufgaben fest

Gerade bei großen Projekten fühlen wir uns zu Anfang oft überfordert. Anstatt direkt loszulegen, neigen wir dazu, unsere Zeit für andere Beschäftigungen zu nutzen. Wir prokrastinieren. Das Verschieben auf einen späteren Zeitpunkt ist eine Kurzschlussreaktion und resultiert in den meisten Fällen allein aus dem Gefühl der Überforderung und Angst. Damit dir der Start leichter fällt, ist es deshalb hilfreich, große Projekte bzw. Aufgaben in einzelne, kleinere To-dos aufzuteilen und diese Schritt für Schritt abzuarbeiten. In Nullkommanichts erreichst du Zwischenziele – und die schnellen Erfolgserlebnisse motivieren dich, am Ball zu bleiben.

Folge einem Zeitplan

Für ein effektives Zeitmanagement muss dein Zeitplan stimmen. Und den beeinflussen nicht nur von anderen festgesetzte Deadlines, Meetings und Calls, sondern auch dein eigenes Timing. Das Erfolgskonzept fürs Zeitmanagement: Setze dir für deine einzelnen To-dos eigene Fristen. Diese persönlichen Deadlines fördern das fokussierte und zielgerichtete Arbeiten erheblich.

Finde deine Struktur

Routinierte Arbeitsabläufe verhelfen dir zu mehr Struktur. Auch bei flexiblen Arbeitszeiten und im Home Office hilft es, feste und regelmäßige Arbeitszeiten festzulegen. Höre auf deinen Biorhythmus: Weißt du, dass du in den Morgenstunden besonders produktiv bist, starte früh in den Arbeitstag. Bist du eine Nachteule, können Aufgaben aber auch genauso gut am Abend erledigt werden – sofern Präsenzzeiten es zulassen. Wichtig ist in jedem Fall, an einer gewissen Routine festzuhalten. Auch für einzelne, wiederkehrende Aufgaben hilft ein fester Rhythmus. Arbeitest du beispielsweise immer zur selben Zeit am Tag E-Mails ab, entwickelst du hier eine Routine und garantierst, dass diese Aufgabe im Laufe des Tages keine Extrazeit kostet. Schwirren diese To-dos nicht in deinem Kopf herum, bleibt mehr Raum für kreatives Denken.

Lass dich nicht ablenken

Wie sollen wir konzentriert arbeiten, wenn alle paar Sekunden eine neue E-Mail aufploppt oder eine Chatnachricht erscheint? Jedes Mal verlierst du den Fokus und brauchst anschließend wieder eine Weile, um zur Konzentration zurückzufinden. Die Lösung: Blöcke für Deep Work festlegen – also Zeitfenster, in denen keine Meetings oder anderen Termine angesetzt sind und du deine Aufmerksamkeit zu 100 Prozent deiner eigentlichen Aufgabe widmest. Am besten schaltest du in dieser Zeit alle Mitteilungen stumm – Outlook, Slack, Teams. So verhinderst du, ständig aus Konzentrationsphasen herausgerissen zu werden.
Zusätzlich das Handy in den Flugmodus zu schalten, bewahrt dich vor dem zeitfressenden Durchscrollen von sozialen Netzwerken. Setze dir einen Timer für deine Deep-Work-Phasen – und in diesen wird kein Tee gekocht, nicht die Wäsche angestellt und auch nicht der Hund gestreichelt.

Mach ausreichend Pausen

Pausen einlegen klingt nicht nach effektivem Zeitmanagement? Ist aber tatsächlich essentiell! Auch wenn du das Bedürfnis hast, einfach durchzupowern, solltest du dir zwischendurch Zeit zum Durchatmen gönnen. In diesen Perioden tankst du Kraft, die dir in den Arbeitsphasen zugutekommen.

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